Szereg działań mających na celu dostarczenie wartościowych informacji, dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej to analiza biznesowa. Współcześni analitycy wykorzystują różne techniki, takie jak analiza SWOT czy macierz ról i uprawnień.

IIBA, czyli International Institute of Buisness Analysis określa analizę biznesową jako rozpoznanie potrzeb oraz wyszukiwanie rozwiązań. Kolejność ma tutaj kluczowe znaczenie. Przeczytać możemy o tym w A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge, czyli BABOK.

Biblia analityków (tym mianem jest określana powyższa publikacja) definiuje analizę biznesową jako praktykę, która umożliwia wprowadzenie zmian w przedsiębiorstwie przez rozpoznawanie potrzeb i wyszukiwanie rekomendowanych rozwiązań, które mają na celu dostarczenie wartości dla interesariuszy.

Każdy biznes mierzy się z różnymi problemami. Nie można tego uniknąć. Czasem ciężko jest wskazać, co tak naprawdę jest źródłem problemu. Nawet rozpoznanie samego problemu może stanowić wyzwanie. Dość łatwo wyciągać oczywiste wnioski takie jak to, że oferta cieszy się małym zainteresowaniem ze strony klientów, trudniej natomiast sprawdzić, w jakim stopniu dany sektor firmy wykorzystuje swój potencjał.

Analiza biznesowa to bardzo skomplikowany proces, nic więc dziwnego, że firmy poszukują doświadczonych oraz wyedukowanych specjalistów, którzy pozwolą im zoptymalizować działania. Warto poznać, w jaki sposób przebiega analiza biznesowa oraz jakie techniki są wykorzystywane przez analityków.

Czym jest BABOK, czyli biblia analityków?

A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK) to najprościej mówiąc, zbiór dobrych praktyk. Książka, która została stworzona przez International Institute of Buisness Analysis (IIBA) na podstawie 10 lat praktyk z całego świata.

IIBA to prawdopodobnie najstarsza organizacja tego typu. Zrzesza ona analityków z najdalszych zakątków globu. Porusza wszystkie najważniejsze kwestie, jakie wiążą się z analizą biznesową.

• Przeczytaj wpis powiązany: Co to jest ROI?

International Institute of Buisness Analysis został założony w Kanadzie. Obecnie ma oddziały rozproszone po całym świecie. Zrzesza tysiące członków, którzy mogą być zarówno przedstawicielami firm, jak i prywatnymi działaczami.

Biblia analityków BABOK nie ma jednego autora. Jest to spójna koncepcja, która zawiera cenione techniki analityczne, zebrane przez różnych analityków. Publikacja powstawała w kilku fazach:

1. Na początku został stworzony szkic. Opracowali go członkowie IIBA.
2. Następnie poprosili oni o recenzję członków swojej organizacji. Odbyła się wstępna recenzja oraz seria poprawek.
3. Po poprawieniu wszystkich wskazanych nieścisłości o wsparcie poproszone analityków spoza IIBA. Pojawiły się kolejne recenzje oraz serie poprawek.

Można więc powiedzieć, że biblia analityków BABOK, to dzieło, które powstało na podstawie współpracy tysięcy różnych osób. Z czego należały one do różnych środowisk, co wpłynęło na końcowy kształt całej publikacji.

Biblia analityków BABOK to stale aktualizowane źródło wiedzy na temat analizy biznesowej

Najbardziej aktualną wiedzę zawiera wersja trzecia, która została wydana w 2015 roku. Co kilka lat pojawia się aktualizacja. Wynika to z tego, że organizacja ciągle pracuje nad udoskonalaniem praktyk. Analityka biznesowa to dziedzina, która ma duży potencjał. W różnych zakątkach świata pojawiają się nowe koncepcje warte uwagi.

BABOK biblia analityków została skonstruowana na wzór PMBOK A Guide to the Project Management Body of Knowledge, jest po przewodnik wydany przez PMI, czyli Project Managment Institute. Zyskał on dużą popularność oraz uznanie w branży.

Konkurencję dla biblii analityków stara się zrobić Business Analysis for Practitioners: A Practice Guide, czyli podręcznik wydany przez brytyjską organizację British Computer Society. BABOK biblia analityków mimo wszystko wciąż jest najczęściej polecaną lekturą dla wszystkich osób, które interesuje analiza biznesowa.

Techniki analizy biznesowej

Analiza biznesowa to dziedzina, która staje przed wyzwaniem. Musi poznać stan wyjściowy danej firmy, a następnie zrozumieć jaki jest stan docelowy. Celem jest pomoc w dobraniu odpowiednich działań, które umożliwią przebycie tej drogi. W tym celu wykorzystywane są różne techniki analizy biznesowej.

• Przeczytaj wpis powiązany: Google Analytics dla początkujących

W biblii analityków BABOK znajduje się cały rozdział, który opisuje techniki analizy biznesowej. Każdy zainteresowany może zacząć je zgłębiać. W trzecim wydaniu znajduje się około 50 technik analizy biznesowej, które codziennie wykorzystywane są przez analityków w ich pracy.

Niektóre z nich są popularne, w końcu każdy przedsiębiorca mierzy się z pewnymi problemami, które stara się rozwiązać. Często wykorzystujemy techniki analizy biznesowej, nawet nie zdając sobie z tego sprawy.

Dobrym przykładem jest burza mózgów, która jest powszechnie stosowana.

Istnieją również techniki zaawansowane, które wykorzystywane są w korporacjach, gdzie znalezienie rozwiązania, może wiązać się z modelowaniem zakresu lub analizą wymagań niefunkcjonalnych. W dalszej części artykułu omówimy, kilka technika analizy biznesowej, które mogą Ci się przydać.

Analiza SWOT – techniki określania szans, zagrożeń, mocnych stron i słabości

Analiza SWOT to podstawowa technika, którą znają przede wszystkim przedsiębiorcy. Analityka biznesowa nie musi być skomplikowana. Czasem siła leży w prostocie. Analiza SWOT zmusza nas do obiektywnego spojrzenia na nasz pomysł lub biznes. Pozwala skutecznie skonfrontować pozytywne oraz negatywne czynniki wewnętrzne i zewnętrzne.

Rozwińmy ten tajemniczy skrót, a wszystko stanie się jasne. SWOT to:

• S, czyli „Strenghts” – mocne strony naszego biznesu lub pomysłu
• W, czyli „Weeknesses” – słabości, które możemy zauważyć
• O, czyli „Opportunities” – szanse, które mogą pomóc nam w rozwoju
• T, czyli „Threats” – zagrożenia, czyli wszystko, co może zaszkodzić naszej działalności

Technika polega na zastosowaniu diagramu, składającego się z dwóch wierszy oraz dwóch kolumn. Opisujemy powstały diagram przy pomocy kategorii. Z jednej strony zaznaczamy:

• Pozytywne
• Negatywne

Natomiast z drugiej:

• Wewnętrzne
• Zewnętrzne

Technika SWOT w praktyce

W wyniku powyższego podziału otrzymujemy cztery rubryki:

1. Pozytywne-Wewnętrzne, są to mocne strony
2. Pozytywne-Zewnętrzne, są to słabe strony
3. Negatywne-Wewnętrzne, są to szanse
4. Negatywne-Zewnętrzne, są to zagrożenia

Mocne strony to zasoby (w tym również nasze umiejętności), które umożliwiają nam osiągnięcie danego celu. Muszą być to takie zasoby, które pozwalają zdobyć przewagę nad konkurencją. Jeżeli chcesz sprawdzić, co jest Twoją mocną stroną, zacznij się porównywać ze swoją konkurencją. Zobaczysz w ten sposób, w czym jesteś lepszy.

Słabe strony to elementy, które negatywnie wpływają na sytuację. Oddalają nas od osiągnięcia zamierzonego celu. Analiza biznesowa często skupia się właśnie na dostrzeżeniu i wyeliminowaniu słabych stron. Analiza SWOT zmusza do rozpoznawania również słabości.

Szanse to zmiany, które mogą mieć pozytywny wpływ na funkcjonowanie naszej działalności. Są to czynniki w większym lub mniejszym stopniu niezależne od nas. Szansą jest np. zwiększony popyt na jakiś produkt lub sprzyjające nam prawo. O ile na popyt możemy wpłynąć poprzez kampanię marketingową, to prawa nie zmienimy. Wykorzystywanie szans jest bardzo istotne.

• Przeczytaj wpis powiązany: Czym jest konwersja w e-commerce?

Zagrożenia są to czynniki, niezależne od przedsiębiorcy, które mogą doprowadzić do pogorszenia sytuacji. Do tej kategorii zaliczają się wszelkiego rodzaju kryzysy, powstawanie nowej, silnej konkurencji oraz spadające zapotrzebowanie na nasz produkt.

Brainstoriming, czyli burza mózgów a analiza biznesowa

Brainstorming, czyli popularna burza mózgów, to technika analizy biznesowej, której uczą nas już w szkole. Została opisana przez Alexa Osborna w roku 1936. Jej założenia są bardzo proste, polega na szukaniu dużej ilości rozwiązań, nawet tych pozornie głupich lub nielogicznych. Grupa osób skupia się na konkretnym problemie. Ich celem jest możliwie szybkie, masowe wyszukiwanie rozwiązań.

Siła tej techniki analizy biznesowej polega na ilości.

W bardzo krótkim czasie pojawia się wiele potencjalnych rozwiązań. Istnieje duża szansa na to, że jedno z nich będzie warte zastosowania.

Brainstorming to technika, która mocno pobudza uczestników spotkania. Ważnym elementem jest ośmielenie grupy do wypowiadania swoich pomysłów. Niektórzy mogą tłumić jakieś rozwiązania w obawie przed tym, że nie są one dostatecznie dobre. W przypadku burzy mózgów każda koncepcja nawet ta najbardziej nielogiczna powinna zostać wypowiedziana. Pozwala to pobudzić oraz ośmielić pozostałych.

Burzę mózgów dzielimy zazwyczaj na trzy etapu:

1. Nakreślenie problemu oraz wprowadzenie grupy do burz.
2. Faza myślenia, szukanie alternatywnych rozwiązań.
3. Analiza pomysłów.

Pierwsza faza skupia się na tym, aby dokładnie nakreślić problem. Analiza biznesowa bazuje na niuansach, jeden szczegół potrafi wiele zmienić, dlatego jest bardzo istotne, aby uczestnicy zrozumieli problematykę. Warto wprowadzić ich również do burzy mózgów, ośmielić oraz zachęcić do zaangażowania się.

Drugi etap to swobodny przepływ myśli. Uczestnicy masowo wypowiadają swoje pomysły. Reszta grupy skupia się na tym, aby wymyślić inne rozwiązanie, podczas gdy jedna osoba zapisuje pojawiające się koncepcje. Na ostatnim etapie wszystkie pomysły są analizowane. Odrzuca się te, które nie doprowadzą do zamierzonego celu. Wybrane rozwiązanie jest zazwyczaj wdrażane w życie.

Analiza dokumentów – zaawansowana papierologia i analiza biznesowa

Studiowanie dokumentów jest jednym z podstawowych wyzwań, jakie stoi przed analitykiem biznesowym. Jest to szczególnie uporczywe w przypadku dużych firm, które zasypują nas stertą dokumentów, z których musimy wyczytać interesujące nas informacje.

• Wpis powiązany: Grupa docelowa w działaniach marketingowych

Analizę biznesową dokumentów wykonuje się, aby uzupełnić szczegóły wymagań. Często stosuje się ją po to, aby ujawnić wymagania, które nie zostały wcześniej ujawnione. Przeszukiwanie dokumentów pozwala na zlokalizowanie wielu cennych źródeł informacji, takich jak:

• plany biznesowe
• raporty
• publikacje
• wcześniejsze analizy
• kontrakty
• zapytania biznesowe

BABOK – biblia analityków dzieli analizę dokumentów na trzy etapy. Proces ten składa się z:

1. przygotowania
2. przeglądania dokumentów
3. potwierdzania

Przygotowanie polega na określeniu tego, co tak naprawdę chcemy znaleźć. Przeszukiwanie dokumentów w poszukiwaniu czegoś nieokreślonego zabierze nam wiele cennego czasu oraz energii. Od samego początku musimy wiedzieć, co jest istotne, czy możemy uzyskać do tego dostęp oraz, czy dany dokument jest odpowiedni do analizy.

Przegląd, czyli druga faza, dzięki wcześniejszemu odsianiu dokumentów jest znacznie prostszy. Należy przestudiować dokumenty w poszukiwaniu istotnych biznesowo szczegółów. Analiza biznesowa opiera się na potrzebach, dlatego skup się na tych informacjach, które mogą okazać się przydatne podczas zaspokajania potrzeby.

Udokumentuj kwestie, które chcesz następnie omówić z zespołem lub samym zainteresowanym.

Trzecia faza polega na potwierdzeniu. Osoba decyzyjna musi przejrzeć z Tobą wszystkie dokumenty. To niezbędna faza analizy dokumentów. Wykorzystaj ten czas, zadawaj pytania, pozwoli Ci to na dotarcie do szczegółów, które mogły Ci umknąć. Podsumowanie rozmowy zapisz w oddzielnym pliku. Dzięki temu będziesz miał łatwy dostęp do najważniejszych informacji.

Jak stosuje się wywiad? – analiza biznesowa w praktyce

Wywiad w analizie biznesowej jest narzędziem, które pozwala nam pozyskiwać wartościowe informacje. Przetwarzanie informacji pozyskiwanych w wyniku wywiadu powinna odbywać się po zapoznaniu się z pełnym spektrum sprawy. Nie wolno wyciągać wniosków na podstawie pojedynczych zdań wyciągniętych z kontekstu. Cały wywiad powinien być spójny oraz przeprowadzony w sposób zorganizowany.

• Przeczytaj wpis powiązany: Zasada Pareto 80/20

Czym jest wywiad w analizie biznesowej? Najprościej możemy określić go mianem rozmowy pomiędzy ankieterem a respondentem. Przebieg rozmowy ustalony jest na podstawie wcześniej przygotowanej ankiety, która zawiera pytania przygotowane przez analityka. Celem wywiadu jest uzyskanie informacji, które mogą zostać wykorzystane w celu ustalenia strategii postępowania.

Przed wywiadem warto zastanowić się nad kilkoma kluczowymi rzeczami. Przede wszystkim, musimy wiedzieć to, jakie informacje nas interesują. Na tej podstawie możemy dobrać osoby do wywiadu, które prawdopodobnie są w stanie udzielić nam interesujących nas informacji.

Wywiad w analizie biznesowej jest często stosowany w dużych korporacjach.

Co ciekawe przeprowadzanie wywiadów jest różnie postrzegane przez przedsiębiorców. Niektórzy potrafią podejść do tej praktyki z negatywnym nastawieniem. Często wynika to z tego, że nie utożsamiają oni wywiadów z działaniami analitycznymi. Wywiad w analizie biznesowej jest powszechnie wykorzystywany w przypadku małych, średnich oraz dużych przedsiębiorstw.

Technika przypisywania priorytetów – co, jak i kiedy?

Proces analizy biznesowej nie może się obejść bez dokładnego ustalenie priorytetów. Pozwalają one na sprecyzowanie dalekosiężnych działań firmy. Czas zawsze jest ograniczony, powoduje to presję. Duża ilość zadań może wpłynąć na powstawanie chaosu. W takiej sytuacji firma nie działa optymalnie. Konieczne jest podjęcie działań, które mają na celu przypisanie priorytetów, aby ograniczyć zbędny chaos.

Analiza biznesowa pozwala skutecznie ustalić priorytety. Jest to technika analizy polegająca na zebraniu wszystkich zadań, które trzeba wykonać, a następnie na przypisaniu im stopnia pilności. Zadania o najwyższym priorytecie powinny zostać wykonane w pierwszej kolejności.

• Wpis powiązany: Testy A/B w marketingu internetowym

Na tej podstawie można w prosty sposób zorganizować pracę. Przypisywanie priorytetów pozwala na pełniejsze wykorzystanie czasu. Ta technika analizy biznesowej może być przeprowadzana na różne sposoby. Istnieje wiele systemów przypisywania priorytetów. Najczęściej opiera się ten proces na kilku filarach:

1. Przygotuj listę wszystkich zadań, jeżeli zadanie posiada deadline, należy to uwzględnić
2. Określ, które zadania są istotne z punktu widzenia Twojego celu
3. Ustal, ile czasu potrzebujesz na wykonanie konkretnego zadania
4. Zastanów się, czy zadania ze sobą konkurują i nie będziesz mógł wykonywać ich jednocześnie
5. Ustal priorytety oraz narzuć na nie ramy czasowe

Macierz ról i uprawnień – technika zwalczania chaosu

Macierz ról i uprawnień to kolejna technika analizy biznesowej. Duże zespoły to wielkie możliwości. Oczywiście rodzi to również spore problemy organizacyjne.

Niewłaściwe zarządzanie zespołem, może powodować dezinformację.

Poszczególni członkowie zespołu mogą nie do końca mieć świadomość zakresu swoich obowiązków. Jest to sytuacja, w której marnuje się spory potencjał. Część zespołu nie wykorzystuje swoich umiejętności, ponieważ nie wiedzą, co mają robić.

Dodatkowym problemem jest kwestia uprawnień. Korporacje mają to do siebie, że nie każdy jest osobą decyzyjną. Każdy członek zespołu musi wiedzieć, jakie decyzje może podejmować samodzielnie, a jakie muszą być konsultowane z jego przełożonym. Brak takiej wiedzy może powodować niepotrzebne nieporozumienia, które następnie trzeba będzie wyjaśniać.

• Przeczytaj wpis powiązany: Jak oszacować budżet reklamowy?

Można rozwiązać ten problem poprzez zastosowanie techniki analizy biznesowej nazywanej macierzą ról i uprawnień. Jest to zwrócenie uwagi na to, kto, za co odpowiada oraz jakie ma uprawnienia. Podstawą tej techniki jest transparentność, każdy musi mieć świadomość tego, za co odpowiada i jakie ma możliwości.

Analiza biznesowa w IT

Analiza biznesowa jest nierozłącznie połączona z biznesem oraz technologią. Te dwie dziedziny jak żadne inne potrzebują praktycznych rozwiązań oraz ciągłej optymalizacji działań. Nic więc dziwnego w tym, że większość technik analizy biznesowej wykorzystuje się w przypadku korporacji zajmujących się nowymi technologiami.

Analiza biznesowa w IT to obecnie sektor, która masowo poszukuje nowych analityków. Analitycy w IT tworzą koncepcje, które mają zapewnić odpowiednie funkcjonowanie biznesu. Jest to bardzo odpowiedzialna funkcja, ponieważ klienci IT, często sami nie zdają sobie sprawy z tego, jaki jest ich kluczowy problem.

Analiza biznesowa w IT pozwala zrozumieć potrzeby klienta.

Następnie bazując na informacjach, które uda się pozyskać przy wykorzystaniu różnych technik analizy biznesowej opracowuje rozwiązanie oraz nadzoruje proces wdrożenia.

Analitycy w IT bardzo często muszą przejmować inicjatywę podczas spotkań z zespołem. Jest to dla nich szansa na pozyskanie informacji. Pewnym standardem w korporacjach stały się już codzienne lub cotygodniowe spotkania, na których poszczególni członkowie zespołu przedstawiają postępy swoich prac.

Analitycy podczas takich spotkań powinni skupić się na szczegółach. Warto wydobyć od konkretnych osób to, jak postępują ich prace, zbyt ogólne stwierdzenia nie dostarczają dostatecznie dużej ilości informacji.

• Wpis powiązany: Analiza konkurencji w naturalnych wynikach wyszukiwania

Konstruowanie raportów to codzienność analityka. Szczególnie w branży IT, należy odpowiedzieć sobie na szereg pytań, aby dojść wreszcie do sedna danego problemu. Często analitycy w IT pracują nad kwestiami związanymi z dochodami. Przyglądają się oni temu, w jaki sposób kształtuje się sprzedaż, do jakiej grupy docelowej trafia produkt oraz jakie są o nim opinie.

Pytania