Top
zarządzanie czasem

Metody na zarządzanie czasem i efektywne techniki jak to robić

Każdy nas dostał od losu określoną liczbę godzin, które może wykorzystać. Dlatego efektywne zarządzanie czasem to sztuka. Niestety w żaden sposób nie możemy powstrzymać klepsydry, ale możemy zrobić coś innego.

Stosując odpowiednie metody i techniki mamy możliwość zaplanować czynności i usprawnić działania w pracy, biznesie lub szkole. Każde zaoszczędzone 10 minut może zwiększyć efekty i zmniejszyć zaangażowanie.

Zarządzanie czasem to umiejętność planowania swoich działań, w taki sposób, aby jak najlepiej zagospodarować godziny, którymi dysponujemy. Sprawdzone metody i techniki sprawią że, w tym samym czasie będziesz w stanie zrobić więcej, niż miałoby to miejsce w normalnej sytuacji.

Efektywne zarządzanie czasem pozwala:

  • dotrzymywać terminów
  • zwiększyć wydajność pracy
  • doprowadzić uporczywe zadania do końca
  • ustalić właściwą hierarchię działań
  • wygospodarować czas dla bliskich lub na hobby

Warto zwrócić uwagę na to, że problemy z wykonywaniem obowiązków nie pojawiają się w przypadku, gdy mamy do czynienia z zadaniem, które jest dla nas przyjemne. Większość problemów pojawia się, dopiero gdy czynność, którą musimy wykonać, jest dla nas nudna, problematyczna lub z innego powodu nieatrakcyjna. Efektywne zarządzanie czasem pomaga się z tym uporać.

Potrzebujesz stałych zysków? – sprawdź na czym zarabiamy
  • tylko przetestowane rozwiązania
  • pełne wsparcie i pomoc od nas

Problemem w takim wypadku jest zorientowanie postawy na teraźniejszość. Nie patrzymy na to, jakie efekty przyniesie nasze działanie, a skupiamy się wyłącznie nad tym, jak czujemy się w obecnie. Zastanów się, w jaki sposób Ty patrzysz na swoje obowiązki? Rozpatrujesz je w kategorii tego, jak czujesz się obecnie, czy raczej na podstawie przyszłych korzyści, które z tego wynikną?

Metody i techniki zarządzania czasem

Mike Clayton w swojej książce „Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania” wskazuje 6 metod tej trudnej sztuki. Prześledźmy po kolei wszystkie techniki:

  1. komunikacja
  2. dyscyplina
  3. pamięć
  4. planowanie
  5. rewizja
  6. organizacja

Metoda komunikacji

Ciężko jest wykonać jakieś zadanie, jeżeli nie wiemy, czym dokładnie jest. Każdy zaplanowany obowiązek powinien być jasny i klarowny, abyś mógł oszacować ile czasu zajmie Ci wykonanie go. Dodatkowo niejasne sytuacje często pochłaniają wiele minut, a nawet godzin.

Upewnij się, że komunikacja pomiędzy Tobą a Twoimi podwładnymi, przełożonymi, klientami lub współpracownikami w pracy jest na wysokim poziomie. Każde ogniwo powinno być świadome swoich obowiązków. Ta metoda zarządzania czasem pomoże uniknąć wielu nieporozumień, które w przyszłości mogą opóźnić pozostałe Twoje zadania.

Jeżeli to Ty zarządzasz pracą grupy, to poświęć codziennie kilka minut na zarządzanie czasem. Być może wydaje Ci się to niepotrzebne. Zawsze lepiej rano upewnić się, że każdy zna swoje obowiązki i wie jak je wypełnić, niż później w ciągu dnia odrywać się od swojej pracy, żeby rozwiązać problemy, których można było uniknąć.

Odkryj najbardziej dochodową metodę monetyzacji ruchu
  • wykorzystaj potencjał swoich portali
  • zbuduj źródło stale płynących prowizji

A jeżeli jesteś pracownikiem to w chwili, gdy zostają zlecone Ci obowiązki, powtórz je rozmówcy, aby upewnić się, że na pewno dobrze się rozumiecie. Ta metoda zarządzania czasem pomoże uniknąć sytuacji, gdy pracodawca będzie frustrowany tym, że nie zrobiłeś tego, czego oczekiwał.

W sytuacji, gdy umówisz się na spotkanie, zawsze postaraj się je potwierdzić. Wystarczy kilka zdań wysłanych e-mailem lub poprzez SMS-a. Jeżeli umawiałeś spotkanie z dużym wyprzedzeniem, to jest ryzyko, że druga strona o tym zapomniała.

Teraz zdradzę Ci sekret. Żeby dobrze się komunikować, musisz brać odpowiedzialność na siebie. Zawsze staraj się brać ten ciężar jako swój obowiązek. Czy jest to sprawiedliwe? Nie. Czy jest to skuteczne? Tak.

Dyscyplina i zarządzanie czasem

Dyscyplina to królowa. Ta jedna cecha potrafi całkowicie zmienić życie. Nic więc dziwnego w tym, że również w przypadku zarządzania czasem jest ona istotna. Dzięki niej oprzesz się słabościom. Chwile, kiedy nam się nie chce, zdarzają się każdemu. Nie ma osoby, której motywacja do działania jest stale na wysokim poziomie.

To właśnie dyscyplina pomaga w gorsze dni oprzeć się pokusie odpuszczenia.

Na czym polega dyscyplina? Na tym, żeby robić to, co się powinno, zamiast tego, co się chce! Jednak na tym nie koniec. Dyscyplina to również punktualność, dotrzymywanie danego słowa i wywiązywanie się z obietnic. To również wspieranie zespołu w trudnych chwilach pomimo presji.

Dyscyplina przydaje się podczas robienia nudnych lub trudnych czynności. Jest to też efektywna metoda na zarządzanie czasem. Jeżeli chodzi o zadania wymagające dużego wysiłku, to często samo wyzwanie potrafi już nas zmotywować.

Dyscyplina może pomóc Ci zachować również odpowiedni poziom snu. W końcu czas do spania to czas do spania. Niektóre obowiązki mogą poczekać, a relaks też jest ważny.

Pamięć to skuteczna technika

Żeby coś zrobić, musisz pamiętać o tym, że masz to zrobić. Jeżeli zapominasz o obowiązkach to ciężko utrzymać swój plan na zarządzanie czasem w ryzach. Pewnie teraz myślisz, ale jak to można zapomnieć, o tym, co się ma zrobić?

Wiemy jak generować stałe zarobki za pomocą internetu
  • otrzymasz plan działania krok po kroku
  • dostaniesz skuteczne narzędzia online

W większość sytuacji rzeczywiście jest to trudne, ale ile razy miałeś sytuację, że ktoś powiedział Ci coś w kilkusekundowej rozmowie? Albo otrzymałeś niespodziewany telefon z datą spotkania, ale nie miałeś w tamtej chwili możliwości, żeby ją zapisać? Pamięć to znakomita technika na zarządzanie czasem.

Jeżeli Twoja pamięć nie należy do najlepszych, zdarza Ci się zapomnieć coś istotnego, możesz wspomagać się technologią. Nagranie wiadomości głosowej do samego siebie to kilka sekund, a zawsze będziesz mógł wrócić do wiadomości. Jeżeli preferujesz papier, noś ze sobą kieszonkowy notatnik, który pomoże w sytuacjach, gdy coś będzie wymagało nagłego zapisania.

Twoja pamięć to świetne narzędzie. Pomoże zapanować nad natłokiem obowiązków, zanim staną się pilne. Pamiętając to, co masz zrobić, możesz lepiej planować swoje dni, a co za tym idzie lepiej zarządzać czasem. Po prostu będziesz widział pełen obraz tego, co musisz zrobić.

Planowanie ułatwia zarządzanie czasem

Nic tak nie ułatwia zarządzania czasem, jak dokładna rozpiska obowiązków. Planowanie to ta jedna z umiejętności, które są bardzo łatwe do przyswojenia i dają kolosalne efekty. O ile dyscypliny nie nauczysz się z dnia na dzień, to planowania możesz!

Jeżeli wiesz, co masz zrobić oraz kiedy masz to zrobić, to z dużym prawdopodobieństwem to zrobisz. Tak, mam świadomość, że brzmi to jak największy banał na świecie. Tylko że jeżeli to jest takie oczywiste to dlaczego większość osób wciąż tego nie robi?

Planowanie jedna z najskuteczniejszych metod na zarządzanie czasem.

Zawsze mogą zdarzyć się jakieś niespodziewane okoliczności. Generał Dwight David Eisenhower zwykł w takich sytuacjach mawiać, że podczas bitwy zawsze zdarzają się nieplanowane okoliczności, ale pomimo tego, planowanie jest nieodzownym elementem przygotowań. Ta prosta czynność potrafi zrewolucjonizować to, w jaki sposób zarządzasz swoim czasem.

Kluczem do osiągnięcia mistrzostwa w zarządzaniu czasem jest zrozumienie, że czasem niektóre rzeczy po prostu są nie do przewidzenia. W takiej sytuacji musisz okazać elastyczność. W takim razie skrupulatne planowanie oraz elastyczność w działaniu to przepis na sukces w tej dziedzinie.

Rewizja

Zarządzanie czasem jest umiejętnością. Jak każda umiejętność wymaga odpowiedniej ilości praktyki. Nie oczekuj, że pierwsze podejście do zrewolucjonizowania swojej pracy okaże się skuteczne. Zamiast tego nastaw się na przeprowadzanie ciągłych rewizji swoich postępów.

Posiadasz strony generujące ruch? – wiemy jak go zmonetyzować
  • dożywotnie profity
  • najlepsze warunki
  • instrukcja krok po kroku
  • wsparcie i pomoc od nas

Raz na jakiś czas, przyjmijmy raz na tydzień, zastanów się nad tym, co udało Ci się zrobić. Sprawdź, jak wyglądała Twoja produktywność w tym tygodniu, ile projektów rozwinąłeś. Zwracaj również uwagę na to, czego się nie udało zrobić. Zsumuj wszystkie porażki oraz sukcesy.

Na tej podstawie będziesz mógł mierzyć swoje postępy oraz ustalić priorytety. Jeżeli zauważysz, że jakaś rzecz przychodzi Ci ze szczególną trudnością, to w następnym tygodniu skup się na niej szczególnie. W ten sposób rygorystyczną pracą uda Ci się dopracować Twój własny sposób na zarządzanie czasem.

Organizacja a zarządzanie czasem

Czym organizacja różni się od planowania? Osoba zorganizowana to taka, która jest odpowiednio przygotowana do swoich obowiązków. Dobra organizacja pozwala na efektywne zarządzanie czasem.

Żeby zachować organizację na najwyższym poziomie, trzeba dbać o porządek, to istotne ponieważ w chaosie traci się wiele godzin.

W organizacji mogą pomóc wszelkiego rodzaju segregatory oraz aplikacje. Pamiętaj, by mieć łatwy dostęp do aktualnie potrzebnych materiałów. Znacznie ułatwi to pracę. Wyobraź sobie scenariusz, w którym potrzebujesz znaleźć jeden dokument sprzed kilku miesięcy. Przekopujesz całe biuro, następnie cały swój dom i nigdzie nie możesz go znaleźć. Tracisz w ten sposób masę czasu, który mógłby być znacznie lepiej wykorzystany.

Jak zarządzać czasem dzięki technice wyznaczania celów?

Żeby efektywnie zarządzać czasem, musisz odpowiednio rozpisać swoje cele. Mowa tutaj o:

  • Celach rocznych
  • Celach krótkoterminowych

Cele roczne mają ukierunkować Twoje działania, ponieważ pokazują motyw przewodni, którym się kierujesz. W jednym roku ustal wartość, nad którą chcesz pracować. W jednym może to być kariera, w innym rodzina, a jeszcze w innym rozwój firmy.

Roczne plany nie muszą być sprecyzowane, niech to będą ogólne idee. Jeżeli je poznasz, będziesz mógł przejść do planowania dużych celów, które prowadzą do idei. Jeżeli celem przewodnim jest rozwój kariery programisty, to dużym celem może być nauka języka kodowania.

Kolejnym krokiem. który podpowie jak zarządzać czasem jest wyznaczanie celów szczegółowych. Najlepiej, jeżeli znajdziesz od 3 do 7 celów szczegółowych, czyli tego, co chcesz osiągnąć lub czego chcesz doświadczyć w ciągu trwania tego roku.

Technika priorytetu

Jeżeli w tym roku jest coś szczególnie istotnego, ustal to jako pilny priorytet. Będziesz wtedy wiedział, że należy zająć się tym najlepiej jeszcze w pierwszym kwartale roku lub najszybciej jak to będzie możliwe.

Cele krótkoterminowe formułuj na podstawie obecnych potrzeb i obowiązków. Skup się na tym, żeby na bieżąco je uzupełniać, ponieważ Twoja sytuacja będzie się dynamicznie zmieniać. Musisz aktualizować cele krótkoterminowe, jest to dobra metoda jak zarządzać czasem.

Czy asertywność to dobra metoda na zarządzanie czasem?

Tak. Osoby, które mają problem z odmawianiem, mogą brać na siebie nadmiar niepotrzebnych obowiązków. Zaburzy to ich plan pracy i doprowadzi do powstawania zaległości.

Co to jest OATS?

To metoda zarządzania czasem, na którą składają się cztery elementy: wyniki, działania, czas i harmonogram.

Czy warto delegować obowiązki?

Oczywiście, że tak. Jeżeli tylko masz taką możliwość, powinieneś delegować część swoich obowiązków. Pozostaw dla siebie wyłącznie to, co niezbędne lub to, co wykonasz na najwyższym poziomie. Umiejętność zaufania drugiej osobie jest bardzo ważna. Nie bój się powierzać swoim współpracownikom lub pracownikom obowiązków.

Specjalistka od kampanii reklamowych i promocji prowadzonych w social mediach. Potrafi zbudować pozytywny wizerunek marki i wykorzystać go do skutecznych działań marketingowych. Posiada umiejętności pozwalające na wykreowanie i prowadzenie zarabiających profili firmowych.

Post a Comment